社会人になって仕事を毎日繰り返していて、
苦手なことや面倒くさいと感じる仕事って先延ばしたりしてしまいますよね。
結局先延ばしにするもの逃れることは出来ずやらざるを得なくなり、
行動が遅すぎて悪化してひどいことになったりします。
また、何か大事なタスクがあったはずだけど忘れてしまい、
目に見えている身近なことばかり進めて誰かに言われて
気づいて期限が迫っている中でひーひー言いながら終電までやるなんてこともあります。
だったら、タスクを記録して、それにちゃんと向き合ってゴールまでに何をしなければいけないかを想像し、スケジュールに今日は何やる明日は何やるかをちいさなステップに落として計画立ててやっていけば、意外と楽に終わることができます。
また、何をどうやったかをきちんと残していれば、同じような作業が発生した際に
調べる時間を省くことができます。
それに気づいてからは、Microsoft Todoでタスクを載せてステップ単位に分けていつまでにやらなけれいけないのか期限を決め、Outlookのスケジュールに日程を入れる。
また、得たノウハウをMicrosoft OneNoteに落としナレッジとして蓄積し、
同じ場面に直面した場合はナレッジを検索し調査や有識者へのヒアリングの時間を
短縮する。
たったこれだけやっていくだけでも飛躍的に効率化出来ました。
会社がセミナー受講を勧めていて「プロアクティブタイムマネジメント」のものが
あったので受けたりもしました。
意外と1日の中でメールチェックや電話対応や会議を除いた自由時間って少ないものです。
その中で、あれもこれもと手あたり次第手をつけてしまっていたら毎日残業せざるを得ません。
だったら、ヒアリングして要件を確認してたたき台の資料作って認識合わせしてから
本格的に作業に入るとか段階を考えてタスク化して今日はこれ、明日はここからと
決めていけば精神的にも余裕は生まれます。
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